3 Keys to a Successful ERP Project

Keys to Success

Es gibt viele Wege um beurteilen zu können ob ein ERP-Projekt ein Erfolg ist oder nicht, aber wir glauben dass es sowohl das Erreichen von Unternehmenszielen, das Einhalten von Projektkosten und Fertigstellungsterminen  miteinschließt.

Bedauerlicherweise bringt eine schlechte Leistung  Folgen mit sich mit. Die Kosten steigen, Termine können nicht eingehalten werden und die ursprünglich gesetzten ROI-Ziele  werden folglich nicht erfüllt.

Mit der Wahl des richtigen Ansatzes  entscheiden Sie sich für den Plan, der das ERP-Projekt zum Erfolg führt. Dieser Plan sollte den erwarteten ROI, die festgelegten  Anforderungen, den erforderlichen Arbeitsaufwand und empfohlene Lösungen modulieren.

Allerdings zeigt uns die Forschungsarbeit der Gartner Group, dass nur 35% aller IT-Projekte die ursprünglich vom Unternehmen gesetzten Ziele erfüllen.

Wo und Wie können Sie Projekterfolge erreichen

Es gibt drei wesentliche Punkte die Sie beachten müssen, um Ihr ERP-Projekt erfolgreich zu machen:

1.       Führen Sie ein Vorstandsplaner-Meeting, damit die Strategie und die Ziele des Projekts verstanden werden.

2.       Entwickeln Sie mit den internen Akteuren eine aussagekräftige Übersicht und halten  Sie sich die Erfolgsfaktoren für dieses Projekt vor Augen.

3.       Führen Sie nun eine Überblicksbesprechung mit der Geschäftsführung bzw. Vorstand und dem Projektteam durch und diskutieren Sie über die Erkenntnisse aus der davor erstellten Übersicht.

Broadpoint Technologies hat über 1.000 Implementierungen durchgeführt. Diese Erfahrung hat uns geholfen eine detaillierte Methode zu entwickeln um sicherzustellen dass unsere Kunden nicht zu den 65% gehören, bei denen das Projekt fehlschlägt.

Vorstands- und Planer Meeting

Diese Besprechung ist von entscheidender Bedeutung für die zukünftigen Erwartungen des Projekts.  Teilnehmen an diesem Meeting sollte mindestens den Finanzvorstand, Geschäftsführer, Leiter der IT-Abteilung oder Technischen Abteilung, sowie alle anderen Angestellten, die an diesem Projekt arbeiten.

Die Besprechung dauert gewöhnlich 3-4 Stunden mit dem Ziel sämtliche Grundsätze für das ERP-Projekt zu ermitteln. Als ein wesentlicher Aspekt dieser Arbeitssitzung ist, zu beachten, dass man die Technologie erst zum Schluss anspricht. Das Hauptaugenmerk sollte im Auffinden  der Erfolgsfaktoren sein, was wiederum das Geschäftsargument klarer macht.

Übersicht und Analyse

Durch das Treffen mit der internen Belegschaft und der Person, die das ERP-Projekt leitet, werden die breiten Geschäftsanforderungen in dieser Phase des Projektes konkretisiert.

Bitte beachten Sie, dass das keine Diskussion von Software-Lösungen (das kommt später), sondern vielmehr eine gründliche Analyse der Erfolgsfaktoren ist. Sobald diese definiert sind, kann eine weitere Analyse durchgeführt werden, um zu sehen wie eine bestimmte Software-Lösung die Anforderungen des Projekts erfüllen wird (oder auch nicht). Je nachdem wie detailliert die Anforderungen sind, können diese Sitzungen ca. zwischen ein bis fünf Tage dauern.

Besprechung der Ergebnisse

Da nun die Diagnose und Analyse beendet sind, wird ein Dokument erstellt, das die Fakten wiedergibt,  die sich beim Überprüfungsprozess angesammelt haben. Dieses Schriftstück umfasst ebenfalls einen empfohlenen Lösungsansatz, der auf Fragen basiert, die während des Evaluationsprozesses aufgetaucht sind.

Dieses Dokument mit den Befunden dient nun als ein Pflichtenheft, mithilfe dessen sichergestellt wird, dass alle Empfehlungen mit den Erfolgsfaktoren und den  bekannten Projektzielen während der Projektbesprechungen abgeglichen werden.

Getestet und Echtheitsansatz

Eine mit Bedacht organisierte Planung  ist ein entscheidendes Element bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Technologie-Lösung. Zunächst wird das Führungskräfte-Team engagiert, um zu verstehen,  welche Erfolgsfaktoren und Ziele von Bedeutung sind. Anschließend durchgeführt  werden: eine gründliche Bewertung, der Geschäftsprozess und Anforderungen, dessen Ergebnis ein umfassender Plan  mit Analysen und Empfehlungen ist. All diese Schritte spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des ERP-Projekts.

Judging whether or not an ERP project is a success can be done in a number of ways, but we believe that includes achievement of business goals, staying within budget on project costs and meeting the “go live” dates. Unfortunately, poor performance leads to increased costs, deadlines past due and not achieving the ROI originally set out.

By taking the proper approach, your project plan can result in ERP project success. This plan should articulate the expected ROI, defined requirements, effort required and recommended solutions. However, research from the Gartner group tells us that only 35% of all Information Technology projects meet the original goals set by the company.

Where and How Do You Achieve Project Success

There are three main steps you need to take to make your ERP project a successful one:

  1. Have an executive planning meeting to understand the strategy and goals of the project.
  2. Develop a diagnostic review with the internal stakeholders to define and understand the business drivers for the project.
  3. Hold a review meeting with the executives and project team to discuss the findings of the diagnostic review.

BroadPoint Technologies has performed over 1,000 implementations. This experience has helped us develop a detailed methodology to make sure our clients do not fall into the 65% that meet project failure.

Executive Planning Meeting

This meeting is crucial to setting and managing expectations for the project. Participants in this meeting should include the CFO, CEO, CIO or CTO and other staff that will be working on the project.

The meeting usually lasts 3-4 hours and the goal is to determine the objectives for the ERP project. A key aspect of this planning session is to not talk about technology until the end of the meeting. The focus should be on discovering the business drivers which will, in turn, bring the business case into clearer view.

Diagnostic Review and Analysis

During this phase of the project, broad business requirements are fleshed out through meetings with internal staff and the person managing the ERP project.

Please note that this is not a discussion of software solutions (that will come later) but rather a thorough analysis of the business drivers and why things are done a certain way. Once these are defined, a further analysis can be done to see how a particular software solution will (or will not) handle the project requirements. Depending on how detailed the requirements are, these meetings can last anywhere from one to five days.

Review Meeting/Discussion of Findings

As the diagnostic review and analysis is finished, a document is created that describes the information gathered during the review process. This document also includes a recommended solution based on the specific issues uncovered during the evaluation process.

This findings document will act as a playbook by making sure the recommendations align with the business drivers and project goals established during the Executive Planning Meeting.

Tested and True Approach

Thoughtful, organized planning is a crucial element in implementing your technology solution successfully. By first engaging the executive team to understand their business drivers and goals, then doing a thorough evaluation of the business processes and requirements, the result is a comprehensive plan with analysis and recommendations. All of these steps play a critical role in ERP project success.

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