Steps to a Successful Sales Process with CRM: Part 2

Letze Woche sprachen wir darüber, wie der Aufbau eines definierten Verkaufsprozesses in Ihrem CRM-System den Service für Ihre Kunden verbessert. Diese Woche besprechen wir, wie man Ihre Mitarbeiter dazu bewegt CRM zu nutzen.Last week, we talked about how building a defined sales process into your CRM system can improve the service you deliver to your customers. This week we tackle how to encourage your people to use CRM.

Indeed, system adoption can be the biggest hurdle you encounter once your sales process is set up and integrated with CRM.

Die Anwendung dieses Systems kann zwar die größte Hürde sein der Sie begegnen, doch eines Tages ist Ihr CRM- Vertriebsverfahren eingerichtet und integriert. Es ist öfters schwieriger, als die Gestaltung oder Umsetzung des Verkaufsprozesses und ist somit die entscheidende Komponente. Selbst der beste Verkaufsprozess nutzt nichts, wenn ihn niemand anwendet.

Hier sind unsere Schritte um Zustimmung in Ihrem Verkaufsprozess zu erhalten:

  1. In erster Linie, sollte man sicher stellen, dass es einfach anzuwenden, und darüber hinaus tatsächlich hilfreich für die Vertriebsmitarbeiter bei der Lösungsfindung ist. Wenn es zu viel Zeit einnimmt, Ihr CRM auf dem aktuellen Stand zu halten, werden die Mitarbeiter sich widersetzen und auf ihre ehemaligen Methoden zurückgreifen. Der Prozess sollte helfen den Überblick über ihr Pipeline zu behalten. Sobald Sie erkennen, dass die Anwendung dieses Verkaufsprozesses ihnen hilft organisiert zu bleiben, und ihre Verkaufszahlen durch die wiederholte Anwendung sich verbessern, werden sie Ihre größten Unterstützer sein.
  2. Zweitens, beschaffen Sie sich sämtliche Berichte die Ihnen Ihr CRM bietet inklusive der einzelnen Verkaufsschritte in den Prozessen. Wenn der Verkäufer  mit dem Vertriebsmanager die aktuellen Angebote bespricht, sollten jene nach CRM-Berichten suchen und nach den Berichten, bei denen die Information vom Verkaufsprozess verwendet wird. Das hilft dem Verkäufer, weil er keine Extra-Berichte für die Besprechung verfassen muss. Den Managern hilft es auch, weil sie mit einem Blick in CRM jederzeit prüfen können, was sich gerade abspielt. Je besser die Berichtserstattung in CRM, desto weniger Zeit braucht man um jedes Geschäft individuell zu prüfen. Man spart Zeit für Verkäufer und Management; Zeit, die genutzt werden kann, um Geschäfte abzuschließen.
  3. Verankern Sie einen Zusatzverdienst den ein Vertriebsmitarbeiter für einen Verkauf an die verfügbaren Daten in CRM erhält, und jene werden sich bemühen die Daten stets aktuell zu halten. Der beste Weg einen Verkäufer etwas tun zu lassen, ist es diese Tätigkeit an die Provision anzubinden. Deshalb sollten Sie die Provision daran messen wie genau die Verkäufe und Daten in das CRM übertragen wurden. Sollten die Verkäufer bei einem abgeschlossenen Geschäft die gleiche Provision bekommen und dennoch die Daten nicht in das CRM eingetragen haben dann geben Sie jenen zu verstehen dass es keinen Unterschied macht ob der Prozess eingehalten wurde oder nicht. Folglich verlieren Sie nicht nur den Prozess sondern auch die Berichtserstattung.
  4. Anschließend brauchen Sie die Unterstützung des oberen Managements, um die Nutzung des Systems und des Prozesses durchzusetzen. Also noch einmal: Wenn die Verkäufer  nicht verpflichtet sind, das Vertriebsverfahren in CRM zu nutzen, werden sie es vermeiden. Wenn die Manager die Daten und Berichte des CRM nicht besichtigen und stattdessen ihre eigene Tabellenkalkulationen prüfen, wird die Vertriebsbelegschaft mehr mit den Tabellen, als mit CRM beschäftigt sein. Ihre Arbeit ist es zu verkaufen und dies als Nachweis bewusst für ihre Manager festzuhalten.  Wenn die Manager nach diesen Daten in CRM nicht suchen, haben sie keinen Grund diese dahin zu bringen.

Exakte  Datensteuerung der Verkäufe & Einnahmen

Die Verfügbarkeit des Vertriebsprozesses hilft zusätzliche Verkäufe und Umsätze für Ihr Unternehmen zu generieren. Das Verwalten Ihrer Verkaufszyklen mit Hilfe von z.B. Microsoft Dynamics CRM  macht es den Vertriebsmitarbeitern leichter den Überblick über ihre bevorstehenden Chancen zu behalten.

Darüber hinaus zeichnet sich Microsoft Dynamics CRM durch bessere und einfachere Berichts- und Datenerstattung aus. Kombiniert man das Werkzeug und den Prozess CRM miteinander, so erhält Ihr Unternehmen zusätzliche Einsicht in die Vertriebs-Pipeline was wiederrum zum Unternehmenswachstum und letztendlich zum langfristigen Erfolg führt. This is frequently more difficult than actually designing or implementing the sales process and is also the most critical component. The best-designed process won’t do you any good if nobody is using it after 3 months.

Here are our steps to gaining buy-in for your sales process:

  1. First and foremost, make sure it is easy to use and that it will actually assist the sales staff in managing their opportunities. If it takes too much time to keep CRM up-to-date (or even if it is perceived as taking too much time), staff will resist doing it and fall back on whatever methods they were using in the past.The process should help them out and make their lives easier by providing ways to keep track of their pipeline, the current status on opportunities they are working and things they need to do. Once they realize that following the sales process is helping them stay organized – and once their sales numbers improve through repeated use of the process –  they will be your biggest supporters.
  2. Second, drive all reporting out of CRM, and the sales stages within the process. When a salesperson is meeting with the sales manager to discuss their current deals, the reports they are looking at should be CRM reports and those reports should be utilizing information from the sales process.This helps the salesperson because they don’t need to compile any extra reports for their meeting and it helps their manager because he or she can check out what’s going on anytime they want by just looking in CRM. The better the reporting in CRM, the less time is needed to individually review each deal, saving time for both sales staff and management – time that can then be used to close deals.
  3. Tie the credit a salesperson gets for sales to the data available in CRM and they will strive to keep that information updated. The best way to get a salesperson to do something is to tie it to their commission check, so consider basing commissions on how accurately sales are tracked in CRM.If they can get credit for a completed sale that was not entered in CRM and did not follow the process, they will quickly learn that they don’t need to use CRM, and you will lose the value of the process and the reporting.
  4. Finally, you need to have the support of upper management to enforce usage of the system and the process. Again, if the salespeople are not required to use the sales process in CRM by their managers, they will avoid it.If the managers are not viewing the data and reports in CRM, and are checking their own spreadsheets instead, the sales staff will be more concerned with the spreadsheets than CRM. Their job is to sell and to prove they are selling they need to keep their managers aware of their actions. If the manager isn’t looking in CRM for that data, they have no reason to put it there.

Accurate Data Drives Sales & Revenue

Having a sales process in place can help drive additional sales and revenue for your company, and managing your sales cycle within a tool like Microsoft Dynamics CRM makes it easier for salespeople to keep track of their pending opportunities.

Plus Microsoft Dynamics CRM excels at providing better and easier reporting and data mining, while helping salespeople stay organized and selling. By combining the tool and the process, your organization gains additional insight into the sales pipeline, driving company growth and long-term success.

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