Steps to a Successful Sales Process with CRM: Part 1

Photo © Phillip Collier

Ein Verkaufsprozess ist ein strukturiertes Verfahren, das einen Kunden hin bis zu einem Verkauf bewegt. Generell wird der Vertriebsprozess kundenspezifisch auf Ihr Geschäft und Ihre Industrie angepasst. Dabei werden die meisten Ihrer Kunden den gleichen Weg zum Kauf gehen.

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A sales process is a structured methodology and process to help move a prospective customer through to a sale. Generally a sales process will be customized for your specific business and industry, under the assumption that most of your customers will be going through the same process for buying.

Wie wählt man das richtige Vertriebsverfahren aus?

Es gibt eine ganze Reihe von Vertriebsverfahren für verschiedene Verkaufsmodelle. Die erfolgreichsten Verkaufsmethoden für Ihr Unternehmen sind jedoch die Methoden, die auf Ihrer eigenen Erfahrung basieren.

Sie sollten in der Lage sein, aus historischen Informationen nachzuvollziehen, welche Schritte des Verkaufsprozesses am Sinnvollsten sind, sowie die Wahrscheinlichkeit ein Geschäft an jedem beliebigen Punkt abzuschließen.

Wenn Ihr Unternehmen an viele verschiedene Zielgruppen verkauft, so könnte es erforderlich sein verschiedene Vertriebsverfahren für jede Zielgruppe anzuwenden.

Verkaufsprozessvorteile

Eine Organisation mit dem definierten Vertriebsprozess kann von einer Menge von Möglichkeiten profitieren:

  1. Es bietet dem Unternehmen ein gleichbleibendes Ansehen auf dem Markt und Kundenzufriedenheit. Sollte darüber hinaus ein Verkäufer mitten in ein Verkaufsgespräch einsteigen müssen, kann er verstehen an welchem Punkt des Verkaufsprozesses sich der Interessent gerade befindet. Das vereinfacht den Vertrieb enorm.
  2. Es hilft bei Teillieferungen des Unternehmens, weil man exakt wissen wird, wann man im Verkauf damit rechnen kann und dementsprechend planen. Das Service Unternehmen OTT kann so zum Beispiel durch ein strukturiertes Vorgehen einem Projektmanager helfen, indem es jenen sofort bei Abweichungen des bevorstehenden Projekts oder einem notwendigen Einbau eines Referenten für eine Demo informiert.
  3. Man hat die Möglichkeit die Verkaufsberichtserstattung in einer nützlichen und sinnvollen Art zu stärken. Wie oben beschrieben, braucht man manchmal mehrere Verfahren, um verschiedene Kundenarten oder Produktlinien zu erreichen.
  4. Es ist eine sehr große Hilfe bei der Ausbildung von neuen Verkaufsmitarbeitern, wenn sie in das Unternehmen kommen. Ist dieser definierte Verkaufsprozess innerhalb der Verkaufsförderung, sowie im Prozess Ihres CRM (Kundenbeziehungsmanagement) System integriert, fällt die Ausbildung viel einfacher. Der Verkaufsförderungsmitarbeiter nutzt den Leitfaden zur Verwaltung des Verkaufs, der ihn durch die Schritte führt, die er zu erledigen hat.

Wegweiser & Arbeitsablauf

Diese hier genannten Wegweiser sind üblicherweise in Form eines Arbeitsflusses aufgebaut,welcher automatisch neue Aufgaben schafft um den Verkauf voran zu bringen als auch Möglichkeiten  um die Verkaufsphasen zu optimieren.

Microsoft Dynamics CRM erzeugt eine vielseitige Workflow-Engine, die Aufgaben anzeigt, die in der aktuellen Phase vollendet werden müssen und wartet auf die Vollständigkeit dieser Tätigkeiten. Nach der Fertigstellung geht der Arbeitsablauf zur nächsten Phase über – die Möglichkeiten für die neue Phase werden aktualisiert, die  Wahrscheinlichkeit für einen Kaufvertrag wird erhöht und neue Umsatzprognosen schaffen wieder neue Aufgaben, die auch abgeschlossen werden müssen.

Durch diesen Prozess wird der Vertriebsmitarbeiter durch den Verkaufsprozess geführt und Information, die automatisch aktualisiert werden, halten die Verwaltung auf dem Laufenden über den aktuellen Status aller anstehenden Geschäfte.

Dies bedeutet jedoch nichts, wenn Ihre Mitarbeiter das Verwenden des CRM-Systems verweigern. Lesen Sie nächste Woche Teil 2 „Schritte zum erfolgreichen Vertriebsverfahren mit CRM“ und entdecken Sie wie man den Einsatz des CRM-Systems und Vertriebsprozesse fördern kann.

How to Select a Sales Process

There are a number of sample sales processes available for different selling models, but the most successful process for your business should be based on your own selling experience. You should also be able to track, from your historical information, which stages of the sales process make the most sense, as well as the probability a deal will close at any given point.

Again, the idea is consistency, both of your process and of your target customers – because your customers are all going to have similar elements to their business (hence their interest in your offerings) you should be able to maximize your effectiveness in selling to them.

If your business sells across a variety of customer types, it may be necessary to have different processes for each customer type. However, it is recommended to maintain the same sales stages across all of your processes to ensure your pipeline reporting is consistent and meaningful.

Sales Process Benefits

Having a defined sales process can benefit an organization in a number of ways:

  1. It will provide a consistent company image and customer experience in the marketplace. Also, should one salesperson need to step into a deal already underway, they will understand where the prospect is at based on the sales process stage, and handling the sale will be much easier.
  2. It will help the delivery portions of the company, because they will know exactly when in the sale they can expect to either be and plan accordingly. For example, in a service organization like OTT, a structured process can help define when a project manager will need to be alerted to a pending project, or when a consultant might need to be scheduled for a demo.
  3. You get the ability to consolidate sales reporting in a useful and meaningful manner. As mentioned above, sometimes multiple processes may be needed to handle different types of customers, or different product lines.
  4. It will dramatically help in training new sales staff when they enter the company. When this is structured within the sales tool, such as a process built right into your CRM (customer relationship management) system, training is much easier because the tool the salesperson uses to manage the sale will help guide them through the steps they need to take.

Guided Steps & Workflows

These guided steps usually take the form of a workflow, which automatically creates new tasks to advance the sale and updates the opportunity automatically with the current sales-stage information.

In Microsoft Dynamics CRM, the versatile workflow engine allows us to generate the task or tasks that need to be completed in the current stage and wait for those activities to be complete. Once completed, the workflow will advance to the next stage – updating the opportunity to the new stage, increasing the probability of a sale for weighted revenue forecasting, and creating the next task or tasks that need to be completed.

Through this process, the salesperson is guided through making the sale and the information that is automatically updated keeps management apprised of the current status of all pending deals.

But this means nothing if your people refuse to use your CRM system. Read Part 2 of Steps to a Successful Sales Process with CRM next week and discover how to encourage adoption of your CRM system and sales processes.

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